Présentation générale
Les datarooms permettent l'échange de documents avec des utilisateurs externes.
Les autorisations d'accès sont gérées par deux concepts clés : les "Dossier" et les "Accès".
Les dossiers
C'est ici que vous pouvez ajouter les fichiers. Ceux-ci peuvent être organisés par sous-dossiers, mais les droits d'accès ne sont configurables que sur le dossier principal.
Il est nécessaire de préciser une plage de dates par défaut entre lesquelles le dossier sera accessible. Il est également possible de préciser des dates différentes pour chaque Accès si besoin.
Il est possible d'autoriser un accès à ajouter des documents au dossier. Pour une question d'organisation, les dossiers sont séparés en deux sections, les dossiers normaux et les Inboxes. Il est recommandé d'autoriser l'ajout de documents dans les Inboxes uniquement.
Grâce à l'icône d'enveloppe, vous pouvez envoyer une notification par email à tous les accès actifs. Cette notification contient la liste des fichiers dernièrement ajoutés. Pour s'adapter à votre chartre graphique, le modèle d'email peut être configuré par nos soins sur simple demande.
Les accès
Les accès regroupent des utilisateurs externes. Il peut s'agir des membres de la société ou des conseils extérieurs. Tous les membres actifs d'un accès auront les mêmes droits d'accès aux dossiers.
Cela implique que si vous souhaitez donner des autorisations différentes à des utilisateurs, il faudra créer plusieurs accès.
Les utilisateurs
Pour donner ajouter un utilisateur, vous devez commencer par le sélectionner parmi les personnes physiques de votre CRM.
Après avoir sélectionné l'email qui sera utilisé pour cette dataroom et activé l'accès, vous devez lui faire parvenir un lien d'invitation. Soit de manière automatique par email en utilisant l'icône d'enveloppe (utilisateur par utilisateur ou bien pour tous d'un coup). Soit en copiant le lien privé, et le transmettant par vos soins. Attention, vous ne devez pas utiliser ce lien au risque de lier votre compte à cet accès.
N.B. Nous pouvons également personnaliser les emails d'invitation sur simple demande.
Grâce au lien privé, l'utilisateur sera invité à se créer un compte Epsilon Reasearch (ou se connecter s'il en possède déjà un). Une fois la liaison entre le compte Epsilon Research et l'utilisateur de la dataroom réalisé. Ce dernier pourra accéder à la dataroom via le lien privé ou via le module présent sur son dashboard de la plateforme Epsilon Research.
Les dossiers
Vous pouvez avoir une vue synthétique de tous les dossiers pour l'accès sélectionné. Pour chaque dossier, vous pouvez utiliser la plage de dates par défaut ou bien en préciser une spécifique.
Des icônes de couleurs vous informent de l'état de l'accès pour ce dossier. Vert: accès actif en ce moment; orange: accès autorisé, mais hors de la page de dates; rouge: accès complètement désactivé.
Messages
Il est possible d'échanger des messages avec les utilisateurs. Vous pouvez notifier les utilisateurs actifs par email de l'ajout de nouveaux messages grâce au bouton d'enveloppe (email configurable).
N.B.: Ceci n'est pas un système de chat instantané, les nouveaux messages n'apparaitrons qu'après avoir rafraichi la page.
Logs
Toutes actions concernant l'accès sélectionné sont répertoriées ici. Notamanent:
- La liaison d'un utilisateur avec un compte Epsilon Research
- LA connexion d'un utilisateur
- Le téléchargement de document
- L'envoi de messages
Rapport
Le rapport permet d'avoir une vue d'ensemble sur tous les fichiers téléchargés par les utilisateurs de l'accès sélectionné.
Ce rapport est sera inclus dans l'archive (voir la section: clôture de la DR), c'est pour cela qu'il contient la signature numérique de chaque fichier.
L'historique des conversions est également inclus en bas de document
Configuration
Paramètres de la dataroom
Vous pouvez configurer ici la date d'ouverture et de clôture de la DR. Aucun accès ne sera possible en dehors de cette plage de date.
Vous pouvez également consulter la limite de taille de votre DR.
Configuration du mailing
Vous pouvez préciser le nom et l'email de l'expéditeur des différents emails. Si ces champs sont laissés vides, les données utilisées seront celles de l'utilisateur qui déclenche l'envoi de l'email.
Il est également possible de sélectionner les modèles à utiliser. De nouveaux modèles peuvent être ajoutés par nos soins sur simple demande.
Utilisateurs internes
Sélectionner les utilisateurs de votre organisation qui pourront accéder à cette dataroom.
Si la dataroom est créée à partir d'un projet, les utilisateurs du projet seront automatiquement ajoutés.
Clôture de la Dataroom
Une fois le deal réalisé, il faut archiver la dataroom pour générer le fichier ZIP contenant tous les fichiers et le rapport PDF correspondant.
Le rapport doit être signé par toutes les parties prenantes et une copie de ces documents doit leur être fournie.
Une fois archivés, tous les fichiers sont supprimés des serveurs Epsilon Research, veillez donc à conserver cette archive.
En cas de désaccord futur entre les parties sur le contenu de la dataroom, il suffit d'utiliser le lien présent dans le rapport (ou QR code). Cela ouvre une page Epsilon sur laquelle il faut envoyer l'archive à authentifier. Cela permet de réaliser une vérification tripartie entre:
- La signature numérique présente dans le rapport
- La signature numérique conservée par Epsilon
- La signature numérique de l'archive donnée
N.B. : Si l'outil Epsilon venant à disparaitre, les signatures numériques peuvent être générées et comparées manuellement. Pour ce faire, utiliser un outil externe en cherchant "sha256 file checksum" sur votre moteur de recherche préféré.
